7 Tipps für Weinhändler: Erfolgsfaktor ERP-System

7 Tipps für Weinhändler: Erfolgsfaktor ERP-System

Wie können Weinfachhändler Ihren Erfolg steigern – und welche Rolle spielt dabei der Einsatz eines ERP-Systems? Viele der „kritischen Erfolgsfaktoren“ für ihr Unternehmen – z. B. den Standort, die Konkurrenz durch Mitbewerber oder rechtliche Rahmenbedingungen – können Weinfachhändler nicht oder nur bedingt beeinflussen. Im Bereich Servicequalität und Beratungskompetenz agieren die meisten bereits auf hohem Niveau. Alltägliche Prozesse, historisch gewachsene Routinen und die Pflege und Nutzung von Unternehmensdaten bieten hingegen großes Potenzial. Im Folgenden finden Sie zahlreiche Anregungen für kleine Veränderungen mit großer Wirkung.

Brauchen Weinhändler Kundendaten?

Die Erhebung und Pflege von Daten ist für viele Weinfachhändler eine lästige Pflicht, die nicht selten kurz gehalten wird. Dabei unterschätzen viele Unternehmer den (Mehr-)wert einer soliden Datenbasis. Und die Konsequenzen, die aus veralteten oder fehlerhaften Daten resultieren können.

Auch wenn Weinhändler die DSGVO beachten müssen: Kundendaten sind nach wie vor ein wertvolles Gut. Selbst dann, wenn Sie kein personalisiertes Marketing betreiben. Viele Kunden erwarten, dass Ihre Mitarbeiter wissen, welche Weine sie regelmäßig kaufen bzw. bereits gekauft haben. Eine Kaufhistorie Ihrer Kunden im ERP-System unterstützt sie dabei.

Schlecht gepflegte Kundendaten hingegen verursachen oft Kosten und unnötige Unannehmlichkeiten: Eine fehlerhafte Rechnungsadresse erfordert oft nicht nur eine Korrektur des Belegs. Wenn die Rechnung den Kunden gar nicht erreicht, wird auch keine Zahlung eintreffen. Last but not least entsteht auch für den Kunden zumindest ein Zeitaufwand…

Datenpflege im passenden Moment

Mit euro-Sales Vino sind Sie auf der sicheren Seite: Neben der Kaufhistorie Ihrer Kunden haben Sie auch die Rechnungsadresse immer im Blick. Bei Bedarf können Sie diese unmittelbar korrigieren. Insbesondere Firmenkunden freuen sich idR, wenn Sie vor dem Erstellen des Belegs kurz die Adresse abgleichen. Fehlerhafte Angaben im Briefkopf verursachen für beide Seiten unnötigen Aufwand.

Ausdruck vs. PDF

Darüber hinaus begrüßen Ihre Geschäftskunden es mehr und mehr, wenn Sie Ihnen zukünftig alle Rechnungen per E-Mail senden – diese Einstellung können Sie in euro-Sales blitzschnell vornehmen. Positiver Nebeneffekt: Druck- und Portokosten gespart!

Informationen über das eigene Unternehmen

Viele Weinhändler konzentrieren sich vor allem auf den stationären Verkauf und lokalen Großhandel. Die Pflege des eigenen Webauftritts gerät dabei oft in den Hintergrund. Daraus resultieren veraltete Informationen, z. B. eine „Vorschau“ auf Events und Seminare, die bereits in der Vergangenheit liegen. Auf einen potenziellen Neukunden macht das keinen guten Eindruck. Besonders fatal – aber in der Praxis leider keine Seltenheit – sind falsche Informationen zu den Öffnungszeiten. Wer sichergehen möchte, prüft diese nicht nur auf der eigenen Seite, sondern auch bei google, lokalen Portalen usw.

Leider ist es auch keine Seltenheit, dass die Angaben auf dem Firmen-Briefpapier entweder nicht korrekt, oder nicht vollständig sind. Der Klassiker: Die im Impressum genannte Telefonnummer stimmt nicht mehr, die BIO-Zertifizierungsnummer fehlt, oder in der Umsatzsteuer-Identnummer hat sich ein Zahlendreher eingeschlichen. Wenn Sie mit vorgedrucktem Briefpapier arbeiten, lohnt sich eine regelmäßige Kontrolle aller Angaben, bevor Sie Nachschub ordern.

Geschäftspapier in Echtzeit korrigieren

Mit euro-Sales Vino benötigen Sie kein vorgedrucktes Briefpapier: Das System erstellt bei Bedarf alle Formulare mit Ihrem Logo, Briefkopf und allen weiteren Angaben. Der Vorteil für Sie: Wenn Änderungen erforderlich sind, können Sie diese unmittelbar vornehmen. So vermeiden Sie stapelweise veraltetes Briefpapier. Mit der richtigen Hardware erstellen Sie in der heutigen Zeit selbst farbige Formulare günstiger als über eine Druckerei.

Einkaufspreise und Margen

Hand auf`s Herz: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Einkaufspreise und Margen? Häufig bleiben Veränderungen der Einkaufspreise lange unbemerkt, auch bei Weinhändlern, die ein ERP-System nutzen. Daraus resultiert nicht nur ein wirtschaftlicher Schaden, weil die Ware eine Zeit lang „unter Wert“ verkauft wurde: Wenn Sie in der Konsequenz Ihren Verkaufspreis plötzlich drastisch erhöhen müssen, ist ein Absatzrückgang und gewisses Unverständnis bei Ihren Kunden zu erwarten.

Preis-Check im Wareneingang

Mit euro-Sales Vino behalten Sie stets den Überblick über Ihre Gewinnspanne: Aktivieren Sie einfach die Artikelkalkulation im Anschluss an Ihren Wareneingang oder die Erfassung der Lieferantenrechnung. Das System zeigt Ihnen eventuelle Veränderungen von Einkaufspreis, Kalkulationsfaktor und Rohertrag für alle Ihre Preisgruppen. Dabei können Sie auch Ihre kalkulatorischen Kosten auf Artikelebene berücksichtigen, z. B. Mehrkosten, die sich durch Schaum- oder Branntweinsteuer auf Ihre Direktimporte ergeben.

Das leidige MHD

Weinhändler, die abgepackte oder sogar frische Feinkostprodukte anbieten, kennen das Problem: Den Überblick über deren Haltbarkeit zu behalten, ist eine große Herausforderung. Eine permanente Kontrolle am Regal erfordert hohen Aufwand. Allerdings birgt ein Verzicht darauf stets das Risiko, abgelaufene Ware zu verkaufen. Merkt Ihr Kunde dies im Nachhinein, sehen Sie ihn im schlimmsten Fall nicht wieder. Dass er in seinem Bekanntenkreis von dem Vorfall berichtet, ist hingegen sehr wahrscheinlich.

Praxistipp: MHD im ERP-System

Der Wareneingang von euro-Sales Vino ermöglicht es Ihnen, die Haltbarkeit Ihrer Feinkostartikel zu erfassen. So können Sie regelmäßig auf Knopfdruck ermitteln, ob und welche Produkte diese bald überschreiten und wie viele Exemplare das betrifft. So können Sie direkt die passende Maßnahme einleiten und die Ware z. B. reduzieren oder zur Verkostung öffnen.

Weitere Tipps zum Thema Wareneingang finden Sie hier.

Kundenkonditionen

Viele Weinhändler gewähren Skonto, wenn ihre Rechnungen innerhalb einer bestimmten Frist beglichen werden. Tatsächlich nutzen viele Kunden das aus und ziehen den Skontobetrag ab, obwohl sie nicht innerhalb der angegebenen Frist zahlen.

Aus diesem Grund macht es in vielen Fällen Sinn, Skonto nur auf explizite Nachfrage zu gewähren. Oder diese Belohnung für schnelle Zahlung komplett abzuschaffen und stattdessen die Konditionen im Großhandel anzupassen.

Insbesondere Gastronomiekunden schauen bei einem Vergleich oft vor allem auf die Einzelpreise und haben in dem Zusammenhang eine Reduzierung über Skonti nicht im Blick. So erscheinen die Konditionen bei Ihren Konkurrenten gegebenenfalls attraktiver… Bedenken Sie auch, dass Ihre Mitarbeiter bei einer Frage nach dem Einzelpreis eines Weins auch eher den Listenpreis aus Ihrer Warenwirtschaft ablesen.

Bonus statt Rabatt

Im Gegensatz zu einem „Direktrabatt“ oder Skonto ist die Einführung eines Bonussystems oft nachhaltiger:

Die Vorteile liegen auf der Hand. Für Ihre Kunden sind die Beträge, die sie beim Einkauf nun nicht mehr direkt sparen, gering – gehen wir von 3% Rabatt und einem Bon von 50 EUR aus, sprechen wir von 1,50 EUR. Ein kleiner Betrag, der Ihrem Kunden ja auch nicht verloren geht. Kauft dieser Kunde 3 x pro Monat bei Ihnen ein, sammelt er innerhalb eines Jahres etwa 54 EUR Bonusguthaben an.

Anders als der direkte Nachlass bleibt dieser Wert in Ihrem Hause. Darüber hinaus können Sie den Bonus ganz gezielt nutzen, um die Kundenfrequenz in schwächeren Zeiten wie dem Januar zu erhöhen, indem Sie genau dann über das Guthaben informieren.

„Das haben wir doch immer so gemacht…“

Viele Unternehmer scheuen die Veränderung von internen Abläufen und Prozessen, weil sie zahlreiche Hindernisse sehen. Dennoch lohnt sich ein Blick auf die gewohnten Routinen. Denn diese bergen oft erstaunliches Potenzial. Besonders dann, wenn alle Mitarbeiter motiviert am selben Strang ziehen, die Hintergründe kennen und diese im Zweifel auch Ihren Kunden plausibel erläutern können. Historisch gewachsene Routinen und individuelle Kundenkonditionen sind oft einer der größten Kostenfaktoren im Weinhandel. Sie mindern Ihre Margen und erhöhen den Aufwand für das Erstellen von Rechnungen, die Datenpflege und viele alltägliche Prozesse. Zudem erschweren sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Der Wechsel Ihres Geschäftsjahres oder der Umstieg auf ein (neues) ERP-System bietet eine gute Gelegenheit, um interne Abläufe sowie Sonderkonditionen für Ihre Kunden zu überarbeiten. Wenn Sie dabei Ihre Gründe erläutern und attraktive Alternativen bieten, stärken Sie gleichzeitig Kundenbindung und -loyalität.

Weitere Anregungen, wie Sie interne Prozesse mit Hilfe eines ERP-Systems optimieren können, finden Sie im Beitrag Digitalisierung von Einkaufsprozessen.

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