GoBD, GDPdU, BMF – Papier ist nicht genug

GoBD, GDPdU, BMF – Papier ist nicht genug

Kassenbons

Die Vorschriften des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) sorgen bei vielen Weinhändlern und -produzenten für Verwirrung. Am 01.01.2015 wurden die GDPdU* durch die GoBD* abgelöst – doch was bedeuten diese konkret, wer muss sich daran halten, wie und in welcher Form müssen Unterlagen und Belege aufbewahrt werden und welche Kriterien muss ein Kassensystem erfüllen, um den Anforderungen bei einer Betriebsprüfung zukünftig Stand zu halten?
Noch
gilt eine sogenannte Übergangsfrist: Bis zum 31.12.2016 dürfen  Kassen verwendet werden, die bauartbedingt die Anforderungen nicht erfüllen können. Und dann?

Die GoBD gelten für alle selbstständigen Unternehmer und beziehen sich nicht nur auf das Buchhaltungssystem, sondern ausdrücklich auch auf Vor- und Nebensysteme wie z. B. Kasse, Warenwirtschaft, Zahlungsverkehrssysteme und sogar elektronische Wagen. So sollen beispielsweise alle Einzelaufzeichnungen wie Kassenbelege und Rechnungen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Dabei gilt, dass alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen grundsätzlich so verwahrt werden müssen, wie sie erstellt wurden bzw. eingegangen sind. Elektronisch erstellte Unterlagen müssen demnach also in elektronischer Form aufbewahrt werden. Ein Ausdruck allein reicht nicht mehr.

 

Kassenpflicht?!

Entgegen vieler Gerüchte bleibt die „offene Ladenkasse“ zunächst legal. Allerdings besteht in diesem Fall unbedingt die Notwendigkeit, ein genaues Kassenbuch zu führen und sämtliche Barbestände täglich zu erfassen. Auch hier gelten selbstverständlich die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Der Unternehmer muss der Finanzbehörde im Zweifel nachweisen, dass seine Aufzeichnungen nicht nachträglich verändert, ergänzt oder manipuliert wurden. Im Vergleich zum Tagesabschluss mit einem modernen Kassensystem ist das Führen eines manuellen Kassenbuchs deutlich aufwändiger und zeitintensiver. Sämtliche Barbestände sollten ganz genau erfasst werden, hierzu wird die Verwendung von Zählprotokollen empfohlen. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie Rücksprache mit Ihrem Steuerberater halten.

 

Was ist zu beachten?

Sobald ein Geschäftsvorfall in einem Datenverarbeitungssystem gespeichert wurde und gleichzeitig eine Belegfunktion einnimmt (zB Rechnung), sind unprotokollierte Änderungen nicht mehr zulässig. Alle eingegebenen Daten dürfen nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, verfälscht oder verändert werden. Es steht dem Unternehmer frei, ob er die Unveränderbarkeit über die verwendete Software, Hardware oder die eigene Organisation sicherstellt. Problematisch wäre beispielsweise das Auftauchen einer Rechnung, die von einem Kunden steuerlich geltend gemacht, im System des Weinhändlers jedoch storniert oder abweichend gespeichert wurde, ohne dass dies vom Unternehmer stichhaltig begründet und erklärt werden kann.

Die einfachste Lösung ist der Einsatz eines Systems, in dem solche Änderungen nicht möglich sind. Ein Kassenbon sollte beispielweise nur bis zum Tagesabschluss stornierbar sein—das Erstellen einer Gutschrift (auch für Rechnungen) ist ebenso zielführend und im Zweifel die sicherere Wahl.

 

Falsche Versprechungen

Immer wieder wird mit „GOBD-zertifizierten“ Kassensystemen geworben – allerdings gibt es keinerlei Zertifizierung seitens der Finanzbehörde. Sie spricht nicht einmal Empfehlungen zu bestimmten Systemen oder Dateiformaten aus. Und Hersteller-Zertifikate entfalten keine Bindungswirkung gegenüber der Finanzverwaltung oder Gerichten.

Weitere Informationen zu den GoBD bietet Ihnen dieses kurze Video des Deubner Verlags:

euro-Sales Vino erfüllt alle Voraussetzungen, um Ihnen ein GoBD-konformes Arbeiten zu ermöglichen: Einmal erstellte Belege können nicht mehr verändert, aber schnell und einfach über Gutschriften korrigiert werden. Über die leistungsstarke Suche finden Sie auch „alte“ Kassenbons und Rechnungen blitzschnell und können diese erneut drucken oder elektronisch bereitstellen. Ihren Tagesabschluss erledigen Sie im Handumdrehen. Auch in puncto Sicherung Ihrer Daten stehen wir Ihnen als kompetenter Partner zur Seite und beraten Sie gerne und persönlich.

*Die Abkürzung GDPdU steht für „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“. GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie ergänzen und konkretisieren die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ (GoB).

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