Smartes Terminmanagement für Weinhändler

Smartes Terminmanagement für Weinhändler

Viele Weinhändler setzen für ihr Terminmanagement auf Kalender und handgeschriebene Erinnerungen: Oft kommen unzählige solcher Reminder zusammen, denn Kundenservice wird im Weinfachhandel großgeschrieben. So sammeln sich viele kleine Zettel – und mit ihnen die Herausforderungen: Denn die Aufgaben sind nicht immer gut lesbar, manchmal fehlen wichtige Informationen wie die Kontaktdaten des Kunden. Darüber hinaus können solche Erinnerungen auch mal verloren gehen. Und auch die aufmerksamsten Mitarbeiter können die handschriftlichen Termine bzw. Fristen übersehen. Lesen Sie im Folgenden, wie Sie Ihre to-Dos perfekt verwalten und die Servicequalität für Ihre Kunden schnell und einfach optimieren können. 

Herausforderungen im Alltag

Individueller Kundenservice ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für viele Weinhändler. Darüber hinaus bringen das Tagesgeschäft und besondere Anlässe (interne Veranstaltungen oder Kundenevents, Feiertage, …) zahlreiche kleine und größere Aufgaben mit sich. Viele dieser to-Dos laufen Gefahr, im Tagesgeschäft unterzugehen. Das gilt besonders für Termine und Tätigkeiten, die weit in der Zukunft liegen. Und für alltägliche Kleinigkeiten, die von „jedem“ Mitarbeiter erledigt werden können. Denn am Ende fühlt sich mitunter keiner verantwortlich, die Aufgabe zu erledigen.

Vielleicht kennen Sie diese und ähnliche Situationen:

  • Sie beliefern einen Kunden, der eine Veranstaltung plant. Und haben versprochen, den Weißwein dafür zu kühlen. Vielleicht stellen Sie sogar die Gläser für das Event? In diesem Fall ergeben sich gleich mehrere To-Dos, die alle rechtzeitig erledigt werden müssen. Insbesondere dann, wenn Sie Ihre Gläser zeitnah erneut benötigen und Ihren Kunden eventuell rechtzeitig an die Rückgabe erinnern müssen.
  • Sie vereinbaren einen Liefertermin für ein Datum, das mehrere Wochen in der Zukunft liegt.
  • Kurz vor Ladenschluss bestellt einer Ihrer Firmenkunden mehrere Präsente bei Ihnen und möchte diese zu einem bestimmten Termin abholen. Vielleicht besorgen Sie für diesen Auftrag sogar noch Schleifenband, passend zu den Firmenfarben. In jedem Fall muss „jemand“ die Ware rechtzeitig verpacken – eine Aufgabe, die im Alltag schnell mal untergeht.
  • Ein Lieferant berichtet Ihnen von einer Sonderaktion, die auf ein kurzes Zeitfenster beschränkt ist. Wenn Sie pünktlich bestellen, profitieren Sie von tollen Konditionen.
  • Sie möchten Ihren Mitarbeitern eine Nachricht übermitteln oder eine kleine Aufgabe verteilen, aber keine bestimmte Person ansprechen: Blumen gießen, das Lager aufräumen oder Feinkostartikel im Regal auffüllen, …
  • Die Altglastonne und der Papiercontainer müssen auf jeden Fall rechtzeitig an die Straße gestellt werden.
  • Sie haben versprochen, ein Weinpräsent so zu versenden, dass es rechtzeitig zum Geburtstag des Empfängers eintrifft.
  • Ein Kunde sucht vergeblich nach seinem Lieblingsriesling, denn der aktuelle Jahrgang ist „ausgetrunken“, der neue noch nicht abgefüllt. Sicher finden Sie eine Alternative, aber oft wünscht sich dieser Kunde einen Anruf, wenn „sein Wein“ wieder erhältlich ist. Leider ist das nicht einfach, denn ab wann der neue Jahrgang verfügbar sein wird, steht noch gar nicht fest. Die handgeschriebene Notiz mit dem Kundenwunsch müssen Sie dann auf unbestimmte Zeit vorhalten und rechtzeitig bearbeiten, wenn Sie den Wein wieder im Sortiment führen…

Die Vorteile von strategischem Terminmanagement für Weinhändler

Die systematisch Erfassung der Daten und toDos hat 3 entscheidende Vorteile: Sie stehen dauerhaft zur Verfügung und sind für Ihr Team transparent und nachvollziehbar. Nicht zu unterschätzen ist auch die Lesbarkeit – bei handschriftlichen Notizen oft eine große Herausforderung…

Mit euro-Sales Vino können Sie Ihre to-Dos systematisch, bequem und übersichtlich organisieren. Durch die Verknüpfung von Aufgaben mit einem Kunden bzw. einem konkreten Auftrag erübrigt sich die Suche nach dessen Telefonnummer bzw. Adresse. Sie profitieren außerdem von Synergie-Effekten: Wenn Sie (zusätzliche) Kontaktdaten des Kunden erfragen, um ihn bezüglich seines Anliegens zu informieren, landen diese nicht einfach auf einem Zettel , sondern direkt in Ihrem System.

Für Vorbestellungen Ihrer Kunden können Sie jederzeit vorab einen Auftrag erfassen: Sobald Sie die betreffenden Artikel von Ihren Lieferanten erhalten, stellt euro-Sales Vino für Sie eine entsprechende Kundenbenachrichtigung per Mail / SMS bereit oder präsentiert Ihnen eine Erinnerung, damit Sie ihn telefonisch kontaktieren. Auf diese Weise können Sie Folgejahrgänge und Saisonprodukte wie Federweißer, Trüffel und vieles mehr einfach und bequem vorab verkaufen. Und Ihre Kunden mit diesem Service begeistern.

Ihre Termine und andere Erinnerungen werden übersichtlich auf Ihrem Schreibtisch geordnet eingeblendet und können unmittelbar „abgehakt“ werden. Tätigkeiten, die in ferner Zukunft liegen, werden erst dann eingeblendet, wenn sie für Sie relevant werden. Selbstverständlich können Sie bei Bedarf auch bereits erledigte und zukünftig anstehende Aufgaben einsehen. So wird ein smartes Terminmanagement für Weinhändler zum Kinderspiel!

Weitere Informationen zum Terminmanagement mit euro-Sales Vino, Anleitungen und Beispiele aus der Praxis finden Sie auf unserer Onlineplattform europedia. Sie haben noch keinen Account? Bitte wenden Sie sich an unsere Kundenbetreuung.


Bildquelle: © Bakhtiar Zein – 123rf

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