Mahnung im Weinhandel

Eines der größten Risiken, gerade für kleine und mittelständische Unternehmen, ist die Bedrohung durch Außenstände. Oft steckt gar keine böse Absicht dahinter – Kunden vergessen bisweilen einfach, offene Forderungen auszugleichen. Dennoch ruinieren Rechnungen, die nicht fristgerecht bezahlt werden, in Deutschland Jahr für Jahr unzählige Betriebe, weil sie in die Liquidität massiv gefährden können.

Für einen Kunden ist der Erhalt einer Mahnung im Normalfall unangenehm – ob er vorsätzlich oder versehentlich das Zahlungsziel überschritten hat, spielt dabei nur eine unerhebliche Rolle. Deshalb ist bei der Formulierung äußerstes Fingerspitzengefühl gefragt: Es gilt, die Kunden nicht zu verärgern und ihnen kein schlechtes Gefühl zu vermitteln. Andererseits sollte das Schreiben auch nicht auf die leichte Schulter genommen werden, sondern seinen Zweck erfüllen. Damit eine Mahnung unmittelbar zum Erfolg führt, sollte sie vom Kunden als freundlicher, aber überzeugender Appell zur Zahlung der offenen Rechnung verstanden werden.

There’s a thin line…

Der Grat zwischen „zu höflich“ und „zu nachdrücklich“ ist schmal – schließlich soll Ihr Kunde die Zahlungserinnerung so verstehen, wie sie gemeint ist. Und umgehend handeln, ohne sich auf den Schlips getreten zu fühlen. Mit welcher Ansprache Sie den richtigen Ton treffen, hängt dabei sowohl von Ihren Kunden, als auch von Ihrer Unternehmensidentität ab. Wie kommunizieren Sie allgemein mit Ihrer Zielgruppe? Eher leger, konservativ-freundlich, humorvoll oder herzlich?

Eine „verspielte“ erste Mahnung, die dem Kunden mit einem Augenzwinkern zu verstehen gibt, dass er Ihnen noch Geld schuldet und ihm sogar zum Lächeln verleitet kann sehr wirksam sein. Und sie wird der Beziehung zu Ihren Stammkunden bestimmt nicht schaden. Wenn Sie allerdings generell einen ernsthafteren Ton anschlagen, passt ein freundlich-nüchternes Schreiben vermutlich besser.

Auch das „Wann“ ist wichtig

Ein funktionierendes Mahnwesen lebt von guter Organisation – das Ermitteln von offenen und mahnfähigen Forderungen sollte möglichst schnell und effizient vonstattengehen. Ebenso wichtig ist auch, dass keine offene Rechnung übersehen wird. Insbesondere dann, wenn Ihre Kunden im Gros eine vorbildliche Zahlungsmoral aufweisen, kann eine mahnfähige Rechnung schnell mal unter den Tisch fallen.

Maßgeschneidert, einfach und effizient…

…wird das Mahnwesen mit euro-Sales Vino: Für bis zu 5 Mahnstufen können Sie Ihre Individuellen Texte eingeben und bei Bedarf jederzeit optimieren. Ab wann eine Rechnung mahnfähig ist, entscheiden Sie – und ermitteln anschließend die entsprechenden Belege auf Knopfdruck. Und damit bei Ihren Kunden keine Missverständnisse aufkommen, sind selbstverständlich auch die betreffenden Rechnungspositionen und –nummern Bestandteil der Zahlungserinnerung.

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