7 Tipps: Inventur vereinfachen im Weinhandel
Viele Weinhändler wünschen sich Anregungen, um ihre Inventur zu vereinfachen: Für die meisten steht die Bestandsaufnahme direkt nach dem Weihnachtsgeschäft an. Denn Unternehmen, in denen das Geschäftsjahr am 1. Januar beginnt, zählen üblicherweise zeitnah oder unmittelbar zum Inventurstichtag. Für die Meisten eine eher lästige Pflicht. Aber eine Inventur ist durchaus auch vorteilhaft: Sie gibt Ihnen Aufschluss über sämtliche Werte, die sich in Ihrem Unternehmen befinden. Und mit unseren Tipps zur Vereinfachung Ihrer Inventur fällt Ihnen die nächste Bestandsaufnahme bestimmt leichter!
Tipp 1: Zeitpunkt festlegen
Für Weinhändler, die am 31.12. eine Inventur durchführen müssen, bleibt neben dem laufenden Geschäft zum Jahresende kaum Zeit, um eine Inventur vorzubereiten. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, über eine zeitliche Verlegung nachzudenken. Selbst wenn es nur wenige Tage sind, gewinnen Sie mitunter gleich mehrere Benefits: Ihr Team freut sich über einen freien Silvesterabend und Erholung am 1.1., die Verfügbarkeit von Aushilfskräften ist besser und es bleibt Zeit, um Vorbereitungen zu treffen, um so mit minimalem Aufwand die Inventur zu vereinfachen. Darüber hinaus ermöglicht die bessere Planbarkeit, Fehler in der Inventur zu vermeiden. Allerdings gilt es zu beachten, dass Sie bei einer verlegten Inventur die Bestände zum Stichtag zurückrechnen müssen. Mit der richtigen Software wird das zum Kinderspiel. Mehr zum Thema Stichtag, Inventur-Zeitpunkt und den gesetzlichen Grundlagen finden Sie hier
Tipp 2: Erfassung optimieren
Mit den richtigen Vorbereitungen und Tools können Sie Ihre Inventur massiv vereinfachen. Dazu zählt zuerst die Erfassung der Artikel: Müssen die Zählteams jeden Artikel in einer Liste manuell erfassen oder auf einem Ausdruck Ihres Sortiments suchen, kostet das viel Zeit. Und birgt großes Potenzial für Fehler. Besonders dann, wenn Aushilfskräfte dabei sind. Deshalb sind Scanner in der Inventur wertvolle Hilfsmittel. Allerdings nur, wenn Ihre Waren mit Barcodes ausgestattet sind und Sie diese später den Artikeln zuordnen können.
Übrigens: Mit euro-Sales Vino können Sie für alle Weine ohne Barcodes per Klick (Regal-)Etiketten mit eigenen EAN-Codes drucken und diese direkt in die systemische Inventur einlesen! So wird die Zuordnung zum Kinderspiel. Besonders dann, wenn Sie Aushilfen während Ihrer Inventur beschäftigen, ist das eine sehr sinnvolle Vereinfachung für Ihre Inventur.
Die „Königsklasse“ der technischen Inventurhelfer sind MDE-Scanner: MDE—Geräte lesen nicht nur Barcodes, sondern gestatten darüber hinaus die Eingabe der gezählten Mengen. Je nach Modell bieten diese z. B. die Option, den eigenen Artikelstamm mit den EAN-Nummern aufzuspielen. So sehen Sie unmittelbar, ob jede EAN in ihrer Warenwirtschaft bekannt ist. Nach dem Abschluss der Erfassung können Sie Ihr Inventurergebnis mit Programmen wie Excel weiterverarbeiten oder in Ihre Warenwirtschaft zu übernehmen.
In der Anschaffung sind diese „Superscanner“ leider nicht gerade günstig – insbesondere im Hinblick darauf, dass Sie einen MDE-Scanner nur für die Bestandsaufnahme brauchen. Deshalb organisieren wir gern einen umfassenden Inventurservice für Sie
Tipp 3: Vorausschauend vorbereiten – Bestände ordnen und prüfen
Wenn Sie mit einem Warenwirtschaftssystem arbeiten, aber auch in Bezug auf Ihr „echtes Lager“ lohnt es sich, vor der Inventur aufzuräumen: Oft gibt es „Karteileichen“ – Reservierungen oder Vorbestellungen, die Ihre Kunden nicht mehr wünschen. Manchmal wurde bei der Abholung sicher auch neue Ware zusammengesucht. Auch Kommissionsware birgt die Gefahr einer fehlerhaften Bestandsermittlung. Weine, für die Sie bereits Rechnungen erstellt haben, gehören in Ihrer Warenwirtschaft nicht mehr zum Bestand. Befinden sich die Flaschen physikalisch noch in Ihrem Lager, sollten sie auf keinen Fall mitgezählt werden. Deshalb lohnt sich eine Kennzeichnung bzw. ein „Sperrbereich“, in dem alle Artikel stehen, die nicht (mehr) zum Inventar gehören oder aus anderen Gründen nicht gezählt werden sollen.
Unmittelbar vor Beginn der Inventur lohnt es sich, Lager und Verkaufsraum übersichtlich zu ordnen und aufzuräumen. Denn so gelingt das Zählen schneller. Waren, die aufgrund Ihrer Ähnlichkeit hohes Fehlerpotenzial bieten – beispielsweise Riesling und Grauburgunder eines Weinguts, deren Flaschen und Kartons sich optisch sehr ähneln – sollten ggf. gekennzeichnet und vor allem gut und getrennt sortiert sein.
Tipp 4: Die richtigen Teams
Bei der Auswahl Ihrer Mitarbeiter für die Inventur ist Fingerspitzengefühl gefragt. Viele Unternehmer halten sich an die goldene Regel, nur externe Hilfskräfte für die Bestandsaufnahme zu bestellen – oder zumindest die Mitarbeiter, die für die Lagerführung verantwortlich sind, auszuschließen. So stellen sie sicher, dass Fehlbestände nicht durch falsche Eingaben verschleiert werden. Grundsätzlich sind 2er-Teams absolut empfehlenswert: Einer zählt, einer erfasst. Wenn sich die Teams zu gut verstehen, besteht die Gefahr, dass zu viele Späße neben der eigentlichen Aufgabenstellung anfallen. Für den Fall, dass Ihre Inventurergebnisse bei einer Betriebsprüfung in Frage gestellt werden, ist es sinnvoll, während der Bestandsaufnahme stichprobenartig die Arbeit aller Beteiligten zu prüfen.
Tipp 5: Unverkäufliche / verdorbene und beschädigte Waren gesondert notieren
Alle Beteiligten sollten bewusst ein Auge darauf haben, beschädigte Falschen, Feinkost mit abgelaufenem MHD und andere Artikel, die nicht mehr normal verkäuflich sind, auf gesonderten Listen zu erfassen. Auf diese Weise verhindern Sie, dass die Artikel im normalen Bestand mit erfasst werden. Die Listen können im Fall der Erklärungsnot von Inventurdifferenzen Gold wert sein. Und falls Sie vor dem Verbuchen der Inventur eine Kontrolle durchführen (Tipp 7), dienen sie Ihnen, um schnell zu erkennen, ob für Artikel Fehlbestände / falsche Zählwerte vorliegen.
Tipp 6: Warenbewegungen während der Inventur vermeiden
Für den reibungslosen Ablauf einer Inventur ist es unbedingt ratsam, sämtliche Warenbewegungen zu unterbinden, während die Bestandsaufnahme läuft. Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihr Geschäft an einem regulären Öffnungstag zu schließen, macht es Sinn, dies rechtzeitig und breit gestreut anzukündigen. So vermeiden Sie enttäuschte Kunden und Ablenkung beim Zählen. Denn service- und kundenorientierten Mitarbeitern wird es schwer fallen, Kunden zu ignorieren, die an die Tür klopfen oder gar einen weiteren Eingang suchen.
Tipp 7: Sinnvolle Kontrolle vor dem Abschluss
Bevor Sie Ihre Inventur beenden und „verbuchen“, sollten Sie in jedem Fall eine finale Kontrolle durchführen. Denn eine völlig fehlerfreie Inventur ist nahezu unmöglich. Eine korrekte Inventur wird immer Differenzen aufzeigen. Einige davon beruhen aber oft auf Zählfehlern. Deshalb lohnt ein Soll- Ist-Vergleich vor der Verbuchung. Als euro-Sales Vino Nutzer können Sie auf Knopfdruck Differenzlisten erstellen und dabei direkt nur jene ab einer bestimmten Stückzahl betrachten. Oder differenziert nach Warengruppen vorgehen – je nach Wertigkeit und Verfügbarkeit eines Produkts fallen Fehlbestände unterschiedlich stark ins Gewicht.
Bildquelle: © Tyler Olson – 123rf
