Teil 2: Effizienter Kommunizieren mit Outlook – 3 Tipps
Zeit sparen mit Outlook: Gerade jetzt – in Zeiten von Kontaktverbot, Quarantäne und Home-Office – wird die Kommunikation per Mail immer wichtiger. Im B2B-Bereich belegt die E-Mail schon lange Platz 1. Viele Weinhändler erhalten auch von Privatkunden zunehmend elektronische Nachrichten. In den letzten Wochen wiederholen sich vor allem Fragen wie: „Ist Ihr Ladengeschäft noch geöffnet?“, „Liefern Sie nach Feierabend aus?“ oder „Haben Sie meinen Lieblingswein aus Italien noch am Lager?“. Auch wenn Sie für E-Mails keine Briefmarke brauchen: Zeit kostet das Lesen und Beantworten immer. Damit Sie noch effizienter mit Ihrem Outlook kommunizieren können, haben wir für Sie 3 neue Tipps zusammengestellt.
Effizienter Kommunizieren mit Outlook – 1: Automatische Antworten
Für viele Ihrer Geschäftspartner und Kunden gehören schnelle Reaktionen auf E-Mails zum „guten Ton“. Und für viele „Digital Natives“ bedeutet schnell eher „sofort“ als „morgen“. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mit verschiedenen E-Mail-Absendern kommunizieren und einer von diesen dauerhaft oder für eine gewisse Zeit nicht erreichbar ist, können Sie eine praktische Abwesenheitsnotiz einrichten. Alle Nachrichten an diese Adresse werden von Outlook automatisch beantwortet, um Personen, die sie kontaktieren, direkt über die Abwesenheit zu informieren. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie einfach das geht.
Effizienter Kommunizieren mit Outlook – 2: Weiterleitungen einrichten
Mit einer Weiterleitung können Sie E-Mails für einen bestimmten E-Mail-Account automatisch an eine andere Adresse umleiten. Das macht z. B. dann Sinn, wenn ein Postfach gerade nicht erreichbar ist oder Sie während einer Abwesenheit bestimmte Mails über eine abweichende Adresse empfangen möchten. So Ihre Kundenanfragen nicht unter und Sie können auch von unterwegs aus einen gewohnt schnellen Service bieten. Im Gegensatz zur Abwesenheitsnotiz ist die Weiterleitung kundenfreundlicher: Ihr Gegenüber erhält keine „Absage mit neuem Ansprechpartner“, sondern bekommt im Zweifel gar nicht mit, dass Ihre Adresse gerade nicht erreichbar ist. Hier finden Sie die Anleitung dazu.
Effizienter Kommunizieren mit Outlook – 3: Postfach freigeben
In vielen Weinhandlungen gibt es eine zentrale Adresse, über die alle Kundenanfragen eintreffen. Meist ist das die info@. Oft liegt dieses Postfach in der Verantwortung weniger Personen oder ist gänzlich „Chefsache“. Wenn plötzlich überdurchschnittlich viele Mails eintreffen oder es aus anderen Gründen sinnvoll ist, dass eine andere Person auf Ihre Nachrichten zugreifen kann, kommt in Outlook die sogenannte Freigabe ins Spiel. Wenn Sie beim Bearbeiten von Mails neue oder weitere Mitarbeiter ins Boot holen möchten, ohne dass diese direkt kompletten Zugriff erhalten, können Sie „Zugriffsrechte für eine Stellvertretung“ einrichten. Mit dieser Anleitung sind Sie nur noch wenige Klicks davon entfernt.
Wir hoffen, dass wieder hilfreiche Tipps für Sie dabei waren, die Ihnen den Umgang mit Ihrem E-Mail-Programm erleichtern. Die verlinkten Anleitungen können Sie kostenfrei herunterladen, ausdrucken und mit Ihren Kontakten teilen. Wie das geht, erfahren Sie übrigens im Teil 1 unserer „Outlook Tipps & Tricks“.
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