Teil 3: Effizienter Kommunizieren mit Outlook – 3 Tipps

Die E-Mail ist als Kommunikationsmittel nicht mehr wegzudenken: Mittlerweile tauschen rund 85 % der Bevölkerung in Deutschland elektronische Nachrichten aus. Die erste E-Mail wurde hierzulande übrigens im Jahr 1984 empfangen. Auch für Weinhändler sind Mails oft der schnellste und einfachste Weg, um mit Geschäftspartnern und Kunden zu kommunizieren. Allerdings kennen die wenigsten Anwender alle Funktionen, die Ihr Mailprogramm bietet. Im Folgenden Beitrag erfahren Sie mehr über praktische Funktionen, damit Sie mit Ihrem Outlook effizienter kommunizieren können.

Effizienter Kommunizieren mit Outlook – 1: Serienmails

Weinhändler, die einen identischen Text an mehrere Empfänger senden und jeden persönlich ansprechen möchten, können dazu Serienmails generieren: Serienmails können Sie an mehrere Kontakte gleichzeitig versenden und sparen damit viel Arbeit. Mit Microsoft Outlook erstellen Sie diese ganz einfach. Sie brauchen kein weiteres Tool, sondern können die persönliche Anrede und weitere Informationen über eine Adress-Datei verknüpfen. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie einfach das geht.

Als euro-Sales Vino Nutzer können Sie Ihnen Ihre Lieferanten- und Kundenadressen auf Knopfdruck exportieren. Das ist nicht nur für Serienmail mit Outlook die perfekte Grundlage, sondern auch für Ihr Newsletter-Tool.

Effizienter Kommunizieren mit Outlook – 2: E-Mails zurückholen

Wer kennt das nicht: Unmittelbar nach dem Klick auf „Senden“ fällt Ihnen auf, dass Sie den Anhang oder eine wichtige Information vergessen haben. Und nun? Als Alternative zu einer charmanten Erklärung in einer weiteren Elektro-Post können Sie die Nachricht zurückholen: Wenn der Empfänger Ihre Mail noch nicht geöffnet hat, haben Sie 2 Optionen: Die alte Nachricht löschen oder gegen eine neue Botschaft austauschen. Wie das geht? Hier geht`s zur Anleitung.

Effizienter Kommunizieren mit Outlook – 3: Lesebestätigung einrichten

Neben allen Vorteilen, die elektronische Nachrichten bieten, gibt es auch eine Kehrseite der Medaille: Wann und wie ein Mensch seine elektronische Post bearbeitet, ist hoch individuell. Oft unterscheidet sich das Kommunikationsverhalten sogar innerhalb eines Unternehmens erheblich. Wenn die Antwort auf eine E-Mail auf sich warten lässt, fragt man sich, ob diese überhaupt beim Adressaten angekommen ist, von ihm vielleicht gar nicht gelesen wurde oder ob die Bearbeitung einfach etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt.

So bleibt z .B. ungewiss, ob ein Lieferant Ihre Bestellung bereits bearbeitet oder ob er sie gar nicht erst erhalten hat. Vielleicht ist sie auch untergegangen oder im „Spam-Ordner“ des Empfängers gelandet. Um hier etwas mehr Gewissheit zu schaffen, können Sie in Microsoft Outlook eine Lesebestätigung des Empfängers anfordern. Die Anleitung dazu finden Sie hier.

Wir hoffen, dass wieder Tipps dabei waren, die Ihnen helfen, um im Alltag Zeit mit Ihrem Outlook zu sparen. Die verlinkten Anleitungen können Sie kostenfrei herunterladen, ausdrucken und mit Ihren Kontakten teilen.

Hier finden Sie übrigens Teil 1 und Teil 2 unserer „Outlook Tipps & Tricks“.

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